Wat een kantoorverhuizing inhoudt
Bij een kantoorverhuizing gaan werkplekken, kasten, archief, apparatuur en soms complete vergaderruimtes naar een nieuwe locatie. Het verschil met een particuliere verhuizing is vooral de planning: je wilt dat je bedrijf zo kort mogelijk stilligt en dat iedereen op de eerste werkdag weet waar zijn spullen staan.
Zo plannen we een kantoorverhuizing
Inventarisatie
We beginnen met wat er mee moet: aantal werkplekken, kasten, archief, servers of printers, en wat er niet mee gaat. Een plattegrond van de nieuwe locatie helpt om alles in één keer op de goede plek te zetten.
Nummering per werkplek
Elke werkplek, kast en doos krijgt een nummer of kleur die overeenkomt met de plattegrond. Medewerkers pakken hun eigen bureau in, of we doen dat voor ze.
Buiten kantoortijd
Vaak verhuizen kantoren op een vrijdagmiddag, in het weekend of 's avonds, zodat maandag weer gewerkt kan worden. Dat spreken we vooraf af.
Wat je zelf regelt
- Afspraken met de beheerder van beide panden over liften, laadperrons en toegang
- De IT: het loskoppelen en weer aansluiten van netwerk, servers en telefonie, tenzij anders afgesproken
- Een contactpersoon die op de verhuisdag beslissingen kan nemen
- Informatie aan medewerkers over wat zij zelf inpakken
Archief en vertrouwelijke stukken
Archiefkasten worden geleegd in afgesloten of genummerde dozen of kratten en in dezelfde volgorde weer ingeruimd. Vertrouwelijke stukken kun je het beste zelf verzegelen of laten verzegelen voordat ze worden ingeladen. Een deel van het archief tijdelijk wegzetten kan ook, zie opslag.
Waar de prijs van afhangt
De prijs hangt af van het aantal werkplekken, de hoeveelheid archief en meubilair, de bereikbaarheid van beide panden, de liften en het tijdstip. Werk buiten kantoortijd kan een andere prijs hebben. Je krijgt vooraf een prijs en een draaiboek. Zie ook verhuiskosten.